Từ thông tin CCCD, bảng lương đến dữ liệu chấm công vân tay, doanh nghiệp đang nắm giữ một khối lượng lớn dữ liệu của người lao động. Trong bối cảnh quy định về an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng chặt chẽ, mọi tổ chức cần lưu ý bốn nguyên tắc quan trọng sau đây.
1. Có sự đồng thuận rõ ràng
Trước khi thu thập, doanh nghiệp cần bảo đảm người lao động đã được thông báo và xác nhận đồng ý đối với mục đích sử dụng, phạm vi dữ liệu và thời hạn lưu trữ. Nội dung này có thể được thể hiện trong hợp đồng lao động hoặc một thỏa thuận riêng phù hợp.
2. Thu thập tối thiểu, lưu trữ đúng hạn
- Chỉ thu thập dữ liệu trực tiếp phục vụ công việc, thuế, bảo hiểm và các nghĩa vụ hợp pháp liên quan.
- Không thu thập thông tin đời tư không cần thiết cho quan hệ lao động.
- Thiết lập thời hạn xóa hoặc hủy hồ sơ, chẳng hạn hồ sơ ứng viên không trúng tuyển hoặc dữ liệu của nhân viên cũ sau khi hết thời hạn bắt buộc lưu trữ theo pháp luật về lao động, kế toán và quy định liên quan.
3. Phân quyền và bảo mật dữ liệu
- Phân quyền truy cập thông tin nghiêm ngặt trong doanh nghiệp.
- Mã hóa dữ liệu số trên hệ thống và lưu giữ an toàn hồ sơ giấy.
- Có biện pháp phòng ngừa rò rỉ dữ liệu, truy cập trái phép và tấn công mạng, đặc biệt khi sử dụng các nền tảng công nghệ hoặc công cụ AI.
4. Tôn trọng quyền của người lao động
Người lao động có quyền tra cứu và yêu cầu cập nhật dữ liệu sai lệch. Trong các trường hợp phù hợp, họ có thể yêu cầu xóa thông tin sau khi nghỉ việc, ngoại trừ dữ liệu mà pháp luật bắt buộc doanh nghiệp phải tiếp tục lưu trữ.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế bảo vệ dữ liệu nội bộ, rà soát quy trình thu thập và lưu trữ dữ liệu nhân sự, đồng thời hoàn thiện hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân khi thuộc trường hợp phải thực hiện. Đây không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ mà còn là biện pháp bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý và sự cố an ninh thông tin.
Bài viết cung cấp thông tin pháp lý chung. Việc áp dụng cần căn cứ vào loại dữ liệu, mục đích xử lý và hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp.