Không phải mọi văn bản của doanh nghiệp đều bắt buộc phải đóng dấu. Tuy nhiên, khi điều lệ, quy chế nội bộ, hợp đồng hoặc quy định chuyên ngành yêu cầu sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần đóng đúng vị trí, rõ ràng và thống nhất.
Ba cách đóng dấu thường gặp là dấu trên chữ ký, dấu treo và dấu giáp lai. Mỗi cách có mục đích khác nhau và không nên sử dụng thay thế cho nhau một cách máy móc.
Dấu trên chữ ký
Dấu trên chữ ký thường được đóng trùm khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Dấu cần ngay ngắn, rõ nét, đúng chiều và sử dụng đúng mẫu dấu của doanh nghiệp.
Trước khi đóng dấu, cần kiểm tra người ký có đúng thẩm quyền theo pháp luật, điều lệ, quyết định phân quyền hoặc giấy ủy quyền hay không. Con dấu không làm hợp thức hóa chữ ký của người không có thẩm quyền.
Dấu treo
Dấu treo thường được đóng tại trang đầu, trùm một phần tên doanh nghiệp hoặc tổ chức. Trong thực tế, dấu treo có thể được dùng để nhận diện tài liệu do doanh nghiệp phát hành hoặc xác nhận phụ lục, báo giá, thông báo và tài liệu đi kèm trong một số trường hợp.
Tuy nhiên, dấu treo không mặc nhiên thay thế chữ ký của người có thẩm quyền và cũng không phải là yêu cầu bắt buộc đối với mọi văn bản. Giá trị của tài liệu vẫn cần được xem xét cùng chữ ký, nội dung thỏa thuận và quy định áp dụng cho loại giao dịch đó.
Dấu giáp lai
Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản để hình dấu trùm lên các tờ giấy. Cách đóng này giúp thể hiện các trang thuộc cùng một bộ tài liệu và hạn chế việc thay thế trang.
Quy cách thường được tham khảo là mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ. Với tài liệu dài hơn, có thể chia thành nhiều cụm trang để đóng. Doanh nghiệp nên kiểm tra thêm yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hoặc quy định chuyên ngành nếu hồ sơ được dùng cho thủ tục hành chính.
Lưu ý riêng đối với doanh nghiệp
Quy định về kỹ thuật đóng dấu trong công tác văn thư hành chính chủ yếu áp dụng cho cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về văn thư. Đối với doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng con dấu còn phụ thuộc vào Luật Doanh nghiệp, điều lệ, quy chế nội bộ, thỏa thuận với đối tác và quy định chuyên ngành.
Vì vậy, doanh nghiệp nên ban hành quy chế quản lý con dấu, quy định rõ người giữ dấu, người được yêu cầu đóng dấu, hồ sơ cần kiểm tra trước khi đóng và cách ghi nhận việc sử dụng. Quy trình ngắn nhưng rõ sẽ giúp tránh đóng dấu sai thẩm quyền, đóng nhầm tài liệu hoặc sử dụng dấu khi chưa đủ hồ sơ.
Bài viết cung cấp thông tin chung. Với hợp đồng, hồ sơ đấu thầu, ngân hàng, thuế, công chứng hoặc thủ tục chuyên ngành, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của từng loại tài liệu trước khi ký và đóng dấu.