Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần chuẩn bị một số việc nền tảng để có thể vận hành đúng và hạn chế rủi ro trong giai đoạn đầu.

Nhiều doanh nghiệp xem việc được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là điểm kết thúc của thủ tục thành lập. Trên thực tế, đây mới là điểm bắt đầu cho một loạt công việc vận hành: tổ chức hồ sơ nội bộ, thiết lập tài khoản giao dịch, chuẩn bị thuế, hóa đơn, chữ ký số, hợp đồng mẫu và quy trình phê duyệt. Nếu không làm sớm, doanh nghiệp có thể bị lúng túng khi ký hợp đồng đầu tiên, nhận tiền từ khách hàng hoặc cần xuất hóa đơn.

Từ ngày 01/07/2025, Luật Doanh nghiệp đã có nội dung sửa đổi, bổ sung và quy định về đăng ký doanh nghiệp được hướng dẫn theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Vì vậy, sau khi thành lập, doanh nghiệp nên rà soát theo quy định hiện hành, không chỉ dựa trên checklist cũ.

Lưu và kiểm tra bộ hồ sơ pháp lý gốc

Ngay sau khi được cấp đăng ký, công ty nên lưu bộ hồ sơ pháp lý nền tảng gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập nếu có, quyết định góp vốn, giấy tờ của người đại diện theo pháp luật và các tài liệu nội bộ liên quan đến việc thành lập.

Các thông tin trên giấy chứng nhận cần được kiểm tra lại: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và ngành nghề đã đăng ký. Nếu có sai sót hoặc thông tin chưa phù hợp với hoạt động thực tế, doanh nghiệp nên xử lý sớm trước khi phát sinh hợp đồng, hóa đơn hoặc giao dịch ngân hàng.

Con dấu, chữ ký số và tài khoản ngân hàng

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp có quyền quyết định về dấu theo quy định pháp luật và nhu cầu sử dụng. Thực tế, nhiều đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan vẫn yêu cầu đóng dấu trên hồ sơ giao dịch, nên công ty cần có quy chế quản lý dấu, người được giữ dấu và trường hợp được sử dụng dấu.

Chữ ký số là công cụ quan trọng để thực hiện nhiều giao dịch điện tử, đặc biệt trong lĩnh vực thuế, hóa đơn và bảo hiểm. Doanh nghiệp nên đăng ký chữ ký số, phân quyền người sử dụng và lưu thông tin tài khoản quản trị cẩn thận. Với tài khoản ngân hàng, nên mở tài khoản phục vụ hoạt động kinh doanh, thống nhất người được phê duyệt thanh toán và lưu chứng từ giao dịch ngay từ đầu.

Thuế ban đầu và hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp sau thành lập cần kiểm tra các nghĩa vụ thuế ban đầu, phương pháp kê khai, kỳ kê khai, lệ phí môn bài nếu thuộc trường hợp phải nộp, và các thông tin đăng ký với cơ quan thuế. Quy định thuế có nhiều thay đổi trong giai đoạn 2025-2026, gồm Luật Quản lý thuế mới có hiệu lực từ 01/07/2026, Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và các văn bản hướng dẫn. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác nhận lại mốc thời hạn và biểu mẫu với kế toán hoặc cơ quan thuế.

Khi có nhu cầu xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Hồ sơ liên quan đến hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và hóa đơn nên được thiết kế cùng nhau để giao dịch có đủ căn cứ kế toán, thuế.

Góp vốn và quản trị nội bộ

Với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, việc góp vốn đúng thời hạn và lưu hồ sơ góp vốn là vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng từ góp vốn, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, quyết định nội bộ và tài liệu ghi nhận phần vốn góp. Nếu thành viên, cổ đông không góp đủ hoặc có thay đổi, cần xem xét nghĩa vụ điều chỉnh theo quy định.

Ngay cả công ty nhỏ cũng nên có quy trình phê duyệt cơ bản: ai được ký hợp đồng, ai được phê duyệt chi phí, ngưỡng giao dịch nào cần ý kiến của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị, hồ sơ nào cần lưu bản gốc. Những quy tắc này giúp tránh tình trạng người trong công ty tự ý cam kết vượt thẩm quyền hoặc không có hồ sơ chứng minh quyết định.

Hợp đồng mẫu, nhân sự và bảo mật dữ liệu

Trước khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp nên chuẩn bị mẫu hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu, điều khoản thanh toán, chính sách bảo hành hoặc chính sách xử lý khiếu nại nếu phù hợp với mô hình kinh doanh. Một hợp đồng mẫu tốt không cần dài, nhưng phải phản ánh đúng cách doanh nghiệp giao hàng, thu tiền và chịu trách nhiệm.

Nếu tuyển nhân sự, doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng lao động, thang bảng hoặc chính sách lương, hồ sơ bảo hiểm, nội quy làm việc và quy trình bàn giao tài sản. Nếu thu thập dữ liệu khách hàng, nhân viên hoặc đối tác, cần có cách quản lý, phân quyền và bảo vệ dữ liệu phù hợp với quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Checklist 30 ngày đầu

Trong 30 ngày đầu, doanh nghiệp nên ưu tiên các việc sau: kiểm tra hồ sơ pháp lý gốc, thiết lập chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng, làm việc với kế toán về thuế ban đầu, chuẩn bị hóa đơn điện tử khi cần, hoàn thiện hồ sơ góp vốn, xây dựng mẫu hợp đồng cơ bản và phân quyền người ký. Sau đó, doanh nghiệp có thể tiếp tục chuẩn hóa quy trình tài chính, nhân sự và lưu trữ chứng từ.

Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung. Tùy loại hình doanh nghiệp, ngành nghề, địa phương, vốn góp và thời điểm phát sinh giao dịch, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm với kế toán hoặc đơn vị tư vấn để có checklist phù hợp.